Система электронного документооборота пфр

Самое важное в статье на тему: "Система электронного документооборота пфр" с профессиональными пояснениями. Если в процессе прочтения возникли вопросы, то можно обратиться к дежурному юристу.

Система электронного документооборота ПФР

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

— Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

  1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Какие документы необходимо предоставить в ПФР для передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи?

Для сдачи отчетности в ПФР необходимо заключить с Пенсионным Фондом «Соглашение об обмене электронными документами в СЭД ПФР» по телекоммуникационным каналам связи и предоставить «Заявление на подключение ПФР».

По ссылкам можно скачать типовые бланки, однако они могут отличаться от бланков некоторых отделений пенсионного фонда.

Внимание! При переходе к другому спец. оператору, соглашение также необходимо перезаключать. Не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

Примечание. Для заполнения документов Вам может понадобиться следующая информация:

  • Наименование Оператора: ЗАО Калуга Астрал
  • Средство СКЗИ: VipNet CSP или КриптоПро CSP
  • Сведения о технологии подключения к системе электронного документооборота: По телекоммуникационным каналам связи

Электронный документооборот

Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.

Важно! ВНИМАНИЕ! С 1 января 2017 года за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»,к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.

При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭП. Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % страхователей перешли на электронное взаимодействие с ПФР.

Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.

При представлении отчетности по ТКС необходимо:

  • сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
  • проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы». При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;
  • проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;
  • отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР. При этом файл с отчетностью по страховым взносам и файлы с индивидуальными сведениями в отдельности заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.
Читайте так же:  Проверка товарного знака на уникальность

Подтверждение о представлении отчетности по ТКС

После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.

По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.

После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.

В помощь страхователям в разделе «Электронные сервисы» размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.

ПФР разработал правила электронного документооборота с работодателями

ПФР подготовил порядок электронного документооборота между работодателями и Пенсионным фондом при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета. Проект соответствующего постановления правления ПФР опубликован на Едином портале для размещения проектов НПА.

Документ определяет общие принципы организации информационного обмена при представлении работодателями электронных сведений индивидуального (персонифицированного) учета, а также требования к работодателям, операторам электронного документооборота и органам ПФР.

Кроме того, в постановлении определен порядок подключения к электронному документообороту Пенсионного фонда РФ и форматы обмена ЭДО ПФР.

В правилах определено, что ПФР предоставляет работодателям два способа предоставления индивидуальных сведений в электронном виде:

  • через телекоммуникационные каналы связи;
  • через «Кабинет страхователя» портала электронных сервисов ПФР.

Для подключения страхователя к ЭДО ПФР необходимо:

  • заключить договор на обслуживание с оператором ЭДО;
  • получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для руководителя организации либо иного уполномоченного лица, а также сертификат ключа проверки электронной подписи;
  • направить оператору ЭДО электронный документ «Заявление на подключение к ЭДО ПФР», который в дальнейшем направляется оператором в орган системы ПФР.

[3]

ПФР в течение 2 рабочих дней после получения этого заявления направит работодателю электронный документ «Уведомление о результате рассмотрения». Работодатель будет считаться подключенным к ЭДО ПФР после получения «Уведомления о результате рассмотрения» с отметкой об удовлетворении заявления.

Для использования «Кабинет страхователя» на сайте ПФР необходима авторизация работодателя. Она возможна при наличии учетной записи у руководителя организации в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Для доступа к сервисам «Кабинета страхователя» надо после авторизации принять соответствующее соглашение, которое подписывается в электронном виде УКЭП руководителя.

Представление индивидуальных сведений в электронном виде через «Кабинет страхователя» возможно при наличии у работодателя доступа в интернет и программного обеспечения для подписи электронных документов. При этом индивидуальные сведения, предоставляемые работодателем через сервисы «Кабинета страхователя», должны быть подписаны УКЭП руководителя или уполномоченного лица.

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

С некоторых пор, каждая работающая организация в России имеет возможность передавать отчетность в государственные структуры через электронные средства связи. Такое право существует и для передачи сведений в ПФР. Для того, чтобы войти в систему электронного документооборота с Пенсионным фондом, надо написать соответствующее заявление.

Электронная отчетность

Видео (кликните для воспроизведения).

Вообще, ПФР принимает отчетность в двух видах: бумажном и электронном. Правда, правило это касается только малых предприятий, с небольшим количеством наемных работников.

Если на предприятии числится свыше 25 человек (среднесписочный параметр), то отчетность во все внебюджетные фонды нужно подавать только в электронном формате.

Плюсы и минусы электронной передачи данных

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Читайте так же:  Доп соглашение при реорганизации

Через кого коммуницировать в ПФР

ПФР принимает отчетность:

  • через посредничество специальных уполномоченных агентов (представителей);
  • через удостоверяющие центры, имеющих аккредитацию.

Оба эти варианта имеют востребованность, поскольку первый значительно более удобен и прост (удостоверяющие центры имеют в своем распоряжении все нужные технологии, в т.ч. и собственную цифровую печать, а также обеспечивают полную техническую поддержку клиентов), а второй – менее затратен.

Но вне зависимости от того, каким именно способом компания решит сдавать отчетность, прежде всего, необходимо заключить с местным отделом ПФР Соглашение об электронном документообороте, а для этого необходимо написать соответствующее заявление.

Общие сведения о заявлении

На сегодняшний день заявление в Пенсионный фонд на подключение электронной отчетности имеет унифицированную форму, которую можно скачать на сайте фонда или взять у специалистов уполномоченной организации или удостоверяющего центра на стадии заключения договора.

Заявление допускается писать на фирменном бланке компании (во всяком случае, запрет на это нигде не фигурирует) или на обычном листе формата А4, от руки (четким, разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.

Заявление создается в единственном оригинальном экземпляре, который заверяется директором организации (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя).

Проштамповывать заявление в ПФР при помощи печати надо только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий для удостоверения документов закреплена в учетной политике фирмы. После составления заявление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

Содержание заявления вполне понятно – оно включает в себя просьбу к ПФР о присоединении предприятия к электронному документообороту. Но, помимо этой очевидной информации, в бланк входят и другие важные сведения.

В начале документа называется:

  • адресат — наименование территориального отделения Пенсионного фонда;
  • дата, с которой страхователь хотел бы быть подключенным к электронной системе.

Затем идет два раздела.

Каждый заявитель заполняет только один из них – в зависимости от того, кем он является – юридическим лицом или ИП.

[2]

Соответственно, об организации вносится следующая информация (все сведения должны соответствовать учредительным бумагам фирмы):

  • полное название, ОГРН, ИНН, КПП;
  • адрес (юридический и фактический);
  • данные о банке, в котором обслуживается страхователь;
  • среднесписочное количество сотрудников.

Предприниматели вносят в бланк:

  • свои ФИО, ИНН;
  • паспортные данные;
  • адрес места жительства (по регистрации и фактический);
  • банковские реквизиты.

Далее идет небольшая таблица, в которую вписывается информация о компании, оказывающей услуги связи между страхователем и ПФР и используемом средстве криптозащиты информации.

В завершении заявитель подписывает документ, подтверждая таким образом свое согласие с условиями Соглашения о работе в системе электронного документооборота.

Само Соглашение специалисты ПФР предоставляют после того, как получат от предприятия заполненное по всем правилам заявление. Затем представители организации должны внести реквизиты Соглашения (номер и дату) в программу связи от удостоверяющего центра или передать их уполномоченному представителю.

Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

  • заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
  • соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

  • наименование организации;
  • ИНН, КПП;
  • регистрационный номер в ПФР;
  • данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
  • юридический и фактический адрес;
  • среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Читайте так же:  Ст 46 44 фз

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление о подключении предприятия к электронному документообороту ПФР

Система электронного документооборота – это своеобразная структура, которая обладает множеством приспособлений для трансформации данных. Сегодня в каждом офисе имеется сеть из компьютеров, с помощью которых организация может свободно стать участником любой системы ЭДО. Однако не все так просто. На территории РФ существуют определенные нормы права, которые требуют от страхователей прежде, чем стать участниками СЭД, в обязательном порядке подать заявление о подключении к электронному документообороту ПФР. Эта мера является обязательной для юридических лиц (организаций) и физических лиц предпринимателей.

Как происходит подключение пользователей к электронному документообороту Пенсионного фонда России

Согласно законодательным актам РФ в области зашиты информации, персональных данных, получения электронной цифровой подписи, защищенного документооборота на территории государства, любой страхователь имеет право подавать в органы контроля и учета сведения о застрахованных лицах в электронном формате по существующим телекоммуникационным каналам. В такой ситуации законную юридическую силу представленных документов должна подтверждать электронная цифровая подпись .

Чтобы физическое или юридическое лицо получило возможность подключения к системе ЭДО ФПФ России для своевременной сдачи сведений, касающихся застрахованных лиц, ему нужно поступить следующим образом:

Видео (кликните для воспроизведения).

Данный перечень неполный, так как все организации работают на наиболее подходящих для них системах. Более того, каждая компания, которая подключает страхователей к ЭДО, дает возможность своим клиентам выбирать между различными тарифными планами на услугу.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Помощь в заполнении документов

Заявление на электронный документооборот с ПФР заполняется в электронном формате. Недавно система «1С:Предприятие 8» получила новый модуль, который позволяет быстро и удобно обрабатывать всю подготовленную для отчетности информацию. На примере данной системы попробуем разобраться, как найти и заполнить важнейший для подключения к СЭД документ.

Находим справочник, который содержит основные сведения о существующих на территории Российской Федерации организаций, которые подключают страхователей к системе электронного документооборота. Выбираем наиболее понравившуюся нам организацию и тариф по услуге. Переходим на вкладку на странице под названием «Документооборот». Нажимаем на кнопку «заявление об обмене электронными документами ПФР».

В открывшемся окошке появится сообщение «перейти к мастеру заполнения заявления» и нажимаем кнопку «Далее». Заполнение заявления о подключении к СЭД происходит в 8 этапов:

Подключение к системе электронного документооборота происходит довольно быстро. Сразу же после подключения к ней вы можете беспрепятственно сотрудничать с выбранными вами организациями, в частности, с Пенсионным фондом.

Обратите внимание, что право использования электронной цифровой подписи может иметь не только руководитель предприятия, но и иные уполномоченные сотрудники. Данное заявление о подключении к СЭД заполняется в одном экземпляре и передается исполнителю услуги.

Основное и дополнительные соглашения заполняются в двух экземплярах, один из которых остается у заявителя, а второй переходит к исполнителю. Эти документы должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации, иначе они не будут иметь никакой юридической силы.

ПФР электронный документооборот

    Поездка в свое отделение ПФР. Спрашиваем: где взять “заявление о подключении к электронному документообороту”? где взять “соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи”? ИЛИ : формы заявлений для подключения ЭДО и соглашения с различными ПФР Москвы и области. Внимание! Заявление и соглашения во всех пенсионных разные. Для каждого свое!
    Обращайте внимание на дату до которой действует доверенность руководителя ПФР в соглашении, если срок прошел, обратитесь в ПФР по телефону и запросите “свежее” соглашение об ЭДО на свой почтовый адрес (если увидели несоответствие – будем признательны, если вышлите нам на [email protected] свежее. Мы сразу же добавим его на эту страницу).

    Заявление о подключении к электронному документообороту. (скачать – значек слева)
скачать дата размещения соглашения
содержание номер пенсионного фонда РФ.
01.12.2015
Общий шаблон. (Для примера). 01.12.2015

    Соглашение об обмене электронными документами. (скачать – значек слева)

[1]

Общий шаблон. (Для примера). 01.12.2015

    заявление о подключении, соглашение, инструкция, памятка о сроках. (скачать – значек слева)
Главное Управление ПФР №3 по г. Москве и Московской области. 05.05.2016

    заявление о подключении, соглашение. (скачать – значек слева)

Главное Управление ПФР №4 по г. Москве и Московской области.

Заполняете общее соглашение и заявление (в начале), только со своей стороны.

Отвозите в таком виде. Дату и номер не ставите.

01.12.2015

    заявление о подключении, соглашение, порядок оформления, список удост. центров. (скачать – значек слева)
Главное Управление ПФР №5 по г. Москве и Московской области. 01.12.2015

    заявление, соглашение, инструкция по заполнению, список удост. центров, лист согласования. (скачать – значек слева)
Главное Управление ПФР №6 по г. Москве и Московской области. 23.05.2016

    соглашение. (скачать – значек слева)
Главное Управление ПФР №7 по г. Москве и Московской области. 01.12.2015

    заявление о подключении, соглашение. (скачать – значек слева)
Главное Управление ПФР №8 по г. Москве и Московской области. 19.10.2015

    соглашение. (скачать – значек слева)
Главное Управление ПФР №9 по г. Москве и Московской области. 01.12.2015

    заявление о подключении, соглашение, инструкция по заполнению, список удост. центров, письмо. (скачать – значек слева)
Главное Управление ПФР №10 по г. Москве и Московской области. 01.12.2015

    заявление о подключении, соглашение. (скачать – значек слева)
Главное Управление ПФР №26 по г. Москве и Московской области.

01.05.2015 Адреса и телефоны ПФР Москвы и области.

    Заполняем в двух экземплярах соглашение, в одном заявление. Заполнить по доверенности – НЕЛЬЗЯ! На документах должна быть печать организации и подпись директора. Можете с ними поспорить. Тупик. Только отношения испортите. Ставим печать, подпись, отдаем в пенсионный фонд. Подать документы может любой человек. Забрать только Генеральный директор или человек по доверенности. Ждем в среднем 5-10 дней, если удается дозвониться, спрашиваем готово/нет? Если не удается, едем через десять дней на удачу, забираем свой экземпляр, кладем в папочку с уставными документами, предварительно переписав номер и дату с соглашения с длинным названием (только они нам и нужны).

Заходим в Сбис. (Если у Вас нет Сбис – подключаемся здесь – СБиС отчетность.)

Нажимаем по порядку: ПФР (1), куда сдавать (2), видим следующее:

Надпись – “ укажите соглашение ” (3), затем переписываем номер соглашения (4) и дату (5), полученного нами в отделении пенсионного фонда. Нажимаем сохранить (6).

Часто задаваемые вопросы по документообороту с ПФР

Регламент электронного документооборота с ПФР

Чтобы представить сведения:

  • убедитесь, что между организацией и ПФР заключено «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи»;
  • сформируйте файл сведений для отправки в УПФР по установленному формату;
  • проверьте, правильно ли подготовлены сведения, проверочными программами ПФР;
  • при выявлении ошибок в сведениях исправьте их;
  • проверьте файл антивирусной программой;
  • подпишите документы ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчётных документов, или его уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправьте в УПФР.

Далее обработка документов выполняется по схеме:

Как подключить услугу «Обмен с территориальными органами ПФР»?

Для вашего удобства здесь мы разместили подробную информацию о подключении услуги.

Как сменить регистрационный номер?

Отправьте нам заявку на смену РНС через «Личный кабинет». Подробная информация о том, как это сделать, есть здесь.

Как проверить, подключено ли направление обмена?

Подключенные направления обмена организации указаны в «Личном кабинете». На вкладке «Абонент» в разделе «Параметры электронного документооборота» можно просмотреть подключенные направления обмена и дату подключения для каждого системного ящика организации.

Как проверить, зарегистрирован ли сертификат в УПФР.

Регистрация сертификата в УПФР может занимать до 3 рабочих часов.

Как сдать электронную отчетность в ПФР через интернет

Любой современный предприниматель стремится экономить свое время. Большая часть ИП уже перешла на электронный документооборот, все остальные еще только намереваются это сделать. Многих беспокоит электронная отчетность в ПФР, ведь бизнесмены ошибочно предполагают, что сдача документов таким путем подразумевает под собой массу проблем.

Значительная часть региональных отделений ПФР начали переходить на электронную систему работы в середине 2000-х годов. По факту, электронный документооборот является передачей документов от одних лиц (страхователей) другим (представителям Пенсионного фонда). Отчет должен предоставляться за специально оговоренный расчетный период с использованием телекоммуникационных каналов связи.

Преимущества электронного документооборота

Использование подобной схемы документооборота обладает целым рядом достоинств:

  • таким образом можно экономить время и силы, ведь теперь представителю страхователя вовсе не обязательно присутствовать в Пенсионном фонде РФ, чтобы подать отчет;
  • можно будет сократить сроки подготовки материалов и экономить денежные средства, которые обычно затрачиваются на оформление бумажных вариантов документации (распечатка материалов, заверение подписями и печатями, формирование пачек);
  • больше не нужно хранить бумажные документы и тратить место на их хранение;
  • в случае наличия электронной документации можно будет намного быстрее устранить замечания и ошибки, если их обнаружат представители органов ПФР.

Электронная отчетность в Пенсионный фонд может быть использована в тех случаях, когда число сотрудников предприятия составляет более 50 человек (ранее данная норма равнялась 100 работникам). В этом случае ПФР настоятельно советует использовать именно такую методику деятельности, чтобы упростить процесс работы.

Отчет в ПФР вы можете представить либо с помощью внешних носителей, либо с использованием услуг провайдера, просто пересылая через интернет. Юридическую силу данных документов можно подтвердить, используя электронно-цифровую подпись. Данную подпись можно изготовить в специальных учреждениях, список которых вам уточнят в филиале ПФР по месту регистрации.

Использование ЭЦП при электронном документообороте гарантирует создателям защиту авторских прав и конфиденциальность данных. Также, подавая таким образом документы, вы получаете защиту от подмены информации и получения другими людьми несанкционированного доступа к ней. Подписать документы с помощью ЭЦП можно всего лишь за несколько секунд.

Изменения в процедуре

Предоставляется электронная отчетность в ПФР бесплатно. Весной 2011 года в процедуру подачи документов были внесены серьезные изменения, и большая их часть касалась защищенности каналов связи, используемых для передачи данных. После проведенных изменений процедурой стало пользоваться намного проще.

Отчетность по всем взносам, которые были начислены или уплачены, а также информация о переучете в электронной форме должны быть представлены в одном файле. Также можно для этого использовать коммуникационные каналы. Таким образом получится серьезно уменьшить количество расхождений в информации о персонифицированном учете и отчетах, связанных со страховыми взносами.

Большая часть российских предприятий, вынужденных предоставлять информацию обо всех застрахованных работниках своего предприятия, сдают отчетность в ПФР через интернет, используя телекоммуникационные каналы. Так можно автоматизировать процесс и упростить работу сотрудников HR-отдела.

Подключение к системам электронного документооборота

Важнее всего разобраться с тем, как подключить электронную отчетность в ПФР, ведь сейчас существует возможность подключения к общей системе. Необходимо будет предоставлять определенные данные в местное управление Пенсионного фонда РФ. Речь идет о следующей информации:

  • Сведения о стаже страхователя и всех взносах, которые были произведены предприятием за него в определенный отчетный период.
  • Информация, позволяющая назначить сотрудникам пенсию в межрасчетные периоды по упрощенному алгоритму.
  • Заявительные документы сотрудников о том, что они вступают в добровольные правовые отношения, согласно существующему законодательству. В случае их отсутствия станет невозможно вносить страховые выплаты, которые могли бы быть использованы для формирования накопительной части пенсии.
  • Реестры тех лиц, что были застрахованы предприятием, и за которые были внесены страховые взносы для формирования накопительной части трудовой пенсии. Эти реестры формируются ежеквартально и постоянно сохраняются.

В чем преимущества?

Узнать, как сдать отчет в ПФР в электронном виде, вы можете в самой организации. Отправлять отчеты можно в любое время дня и ночи, никаких выходных дней в данном случае не предусмотрено. Можно таким образом экономить время и бумагу. Теперь не нужно приезжать в Пенсионный фонд РФ и лично сдавать отчет.

Более того, представители ПФР будут отправлять пользователям, подключенным к системе электронного документооборота, информацию обо всех изменениях по обязательному пенсионному страхованию. Речь может идти также о программном обеспечении и персонифицированном учете. Страхователь имеет право самостоятельно задать вопрос представителю ПФР, получить необходимые документы с их копией, при этом сроки получения ответа являются минимальными.

С экономической точки зрения документооборот с ПФР намного эффективнее обычного, особенно если учесть то, что законодательство постоянно меняется. Желательно знать, как сдать отчетность в ПФР в электронном виде, ведь данные нужно предоставлять в госструктуру каждый квартал (это касается авансовых платежей и информации о персонифицированном учете).

Нужно также ознакомиться с порядком подключения всех страхователей к системе электронного документооборота. Понадобится получить электронно-цифровую подпись, обладающую криптографической защитой информации. Сделать это можно в специальном центре, информацию о котором можно получить в отделении ПФР.

Подключение к системе СЭД ПФР

Чтобы получить информацию о том, как сдать отчет в Пенсионный фонд в электронном виде, необходимо будет зарегистрироваться в СЭД. Для регистрации понадобится посетить в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ по месту вашей регистрации, и представить сотрудникам организации информацию о том, как подключиться к электронному документообороту. Заявление необходимо оформить, используя специальные бланки, которые можно найти в местном отделении ПФР. Если вы оформляете заявление в качестве представителя какой-либо организации, понадобится заверить документ подписью руководства и печатью вашей организации.

Далее необходимо будет подписать соглашение, согласно которому страхователь сможет обмениваться с ПФР необходимыми документами, используя телекоммуникационные каналы связи. Между вами и территориальным управлением Пенсионного фонда должен быть установлен корректный обмен.

Далее нужно подписать соглашение о взаимообмене документацией, после чего необходимо изучить ознакомиться с порядком получения информации, регламентом обеспечения конфиденциальности всех имеющихся данных и прочими нормативными документами, используемыми при обмене материалами.

После этого нужно заключить договор с центром, осуществляющим криптографическую защиту информации, а затем выполнить все необходимые мероприятия по подготовке к использованию ЭЦП и ее установке. Параллельно с этим нужно установить программное оборудование и сформировать условия, нужные для архивации электронной документации. После генерации ключа им может пользоваться его непосредственный владелец или представитель организации.

Источники


  1. Конев, Д. В. Признание и приведение в исполнение иностранных судебных актов по гражданским и торговым делам в Германии и России. Сравнительно-правовой анализ / Д.В. Конев. — М.: Wolters Kluwer, 2015. — 262 c.

  2. Решения конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации. 1992-2008 (комплект из 7 книг). — М.: Издательский дом «Право», 2016. — 298 c.

  3. Под., Ред. Ванян А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней / Под. Ванян. — М.: Рязань: Узорочье, 2012. — 528 c.
Система электронного документооборота пфр
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here